De fiets van de zaak: zo regel je dat voor je werknemers

15 juni 2020

Na maandenlang zoveel mogelijk thuis gewerkt te hebben (of helemaal dicht geweest te zijn) gaan medewerkers langzaam weer naar het werk. Hierbij gaan nieuwe vormen van mobiliteit een grote rol spelen. Hoe kunnen werknemers veilig en efficiënt op het werk komen zonder het ov te overbelasten? Voor medewerkers die dichtbij hun werk wonen is de fiets een prima optie. Zeker met de nieuwste fietslease-regeling die het voor werkgevers eenvoudiger maakt om werknemers een fiets te laten leasen.

Nieuwe fietslease-regeling

Tot voor kort moesten werknemers met een ‘fiets van de zaak’ een uitvoerige kilometeradministratie bijhouden om aan te tonen wanneer de fiets voor woon-werkverkeer of privé gebruikt werd. Sinds 1 januari 2020 is dit aangepast. Net zoals bij een ‘auto van de zaak’ is er nu sprake van een jaarlijkse bijtelling, namelijk 7% van de aanschafwaarde van de fiets. Hierdoor hoeft er geen kilometeradministratie meer bijgehouden te worden en kan de fiets zowel zakelijk als privé gebruikt worden. In tegenstelling tot bijtelling bij een ‘auto van de zaak’, geldt deze bijtellingsregeling ook wanneer de fiets enkel voor woon-werkverkeer wordt gebruikt.

Hoe werkt het?

Je kiest als werkgever een fietsleasemaatschappij waar jouw werknemers een fiets, e-bike of speed-pedelec kunnen uitzoeken en gebruiken voor woon-werkverkeer. Als werkgever betaal je een vast maandelijks leasebedrag voor de fiets, waar meestal ook de kosten voor onderhoud en reparatie bij inbegrepen zitten. Je bepaalt zelf of je een deel van de leasekosten doorbelast aan je werknemer. 

Eigen bijdrage en bijtelling

Er zijn verschillende opties om je werknemers hun eigen bijdrage te laten betalen. Dit kan door middel van de nieuwe bijtelling die bij het salaris opgeteld wordt. Ons rekenvoorbeeld laat zien dat de bijtelling van een e-bike ter waarde van € 2.000 meestal maar een paar euro in de maand bedraagt. Als werkgever kun je er ook voor kiezen om je werknemers een maandelijkse eigen bijdrage te laten betalen. Dit bedrag gaat dan van de bijtelling af.

Als werkgever is het ook een optie om de bijtelling voor jouw rekening te nemen. In dit geval hoeft de werknemer geen belasting te betalen. Goed om te weten: ondernemers kunnen zelf ook gebruik maken van de regeling.

Hoe zit het met de reiskostenvergoeding?

Ontvangt de werknemer een vaste reiskostenvergoeding of een kilometervergoeding? Dan kan deze gekort worden of vervallen bij het aanschaffen van een leasefiets. De werknemer zal immers minder of geen reiskosten meer maken indien hij of zij met de fiets naar werk reist. Als werkgever mag je bepalen welke reiskosten nog vergoed worden en welke eventueel vervallen.

Leaset je werknemer een elektrische fiets die thuis wordt opgeladen? Dan kan je ervoor kiezen om de kosten voor het opladen te vergoeden met behulp van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Het is niet mogelijk om deze kosten af te trekken van de bijtelling.

Wat voor kosten maak ik als werkgever?

Als werkgever betaal je een vast leasebedrag per maand voor elke leasefiets per werknemer. De kosten hiervan staan in het contract dat wordt afgesloten met de leasemaatschappij. Hier kunnen nog extra kosten voor bijvoorbeeld accessoires bijkomen. De btw over deze kosten zijn aftrekbaar in de aangifte omzetbelasting. De kosten voor onderhoud, reparatie en verzekeringen zitten meestal in het leasebedrag inbegrepen. Al deze kosten zijn af te trekken van de winstbelasting.

De werknemer betaalt de maandelijkse bijtelling of een eventuele eigen bijdrage voor het gebruik van de fiets. Over dit bedrag houd je als werkgever loonbelasting en premie volksverzekeringen in. Op de website van de Rijksoverheid vind je meer informatie over de fiscale regels rondom deze fietslease-regeling.

Let op: net zoals bij operational lease van een auto komt een leasefiets niet op de balans van het bedrijf te staan. De fiets blijft eigendom van de leasemaatschappij.

Voordelen voor werkgevers

Overweeg je om jouw werknemers een leasefiets aan te bieden? Voor jou en je bedrijf zijn er verschillende voordelen.

E-bike fietslease

Onder de nieuwe fietslease-regeling vallen ook elektrische fietsen, oftewel e-bikes. Vooral voor werknemers die tussen de 10 en 15 km van het bedrijf wonen is een e-bike een goed alternatief voor de auto.