Wat is er veranderd aan de vaste reiskostenvergoeding in 2022?

5 april 2022

De Belastingdienst heeft sinds 1 januari 2022 de wetgeving voor vaste reiskostenvergoeding voor bedrijven veranderd. Als werkgever kun je kiezen tussen het uitkeren van een vaste of een flexibele reiskostenvergoeding. Ook kun je als werkgever sinds 1 januari 2022 een thuiswerkvergoeding uitkeren van maximaal €2 onbelast per dag.

Wat betekent dit concreet? 

In de nieuwe regeling zijn er drie mogelijkheden: 
1.    een onbelaste vaste reiskostenvergoeding
2.    een flexibele reiskostenvergoeding
3.    een thuiswerkvergoeding van maximaal €2 onbelast per dag

1.    Onbelaste vaste reiskostenvergoeding

• Je maakt met je werknemers vaste afspraken over werken op kantoor en thuiswerken. Bijvoorbeeld vier dagen op kantoor en één dag thuis.
• Je medewerkers kunnen hun werkweek naar behoefte plannen, zolang de afgesproken verhouding maar gelijk blijft.
• Je mag je medewerkers een vaste onbelaste vergoeding per maand geven als ze op minstens 128 dagen (60%) naar hun werkplek reizen.
• Je kan per dag alleen een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding uitkeren.

Voordelen

• Je hoeft geen administratie bij te houden
• Je stimuleert hybride werken. Voor werkgevers met 100+ medewerkers is dit zeer gunstig in de aankomende wetgeving rondom CO2-uitstoot.

Nadelen

• Je loopt als werkgever een risico op naheffingen van de Belastingdienst als je niet kunt aantonen dat je voldoet aan de 60%-regel.
• Niet flexibel: als je medewerkers (tijdelijk) meer woon-werkkilometers maken of vaker naar kantoor gaan, wordt dit niet vergoed.
• Je moet voor elke medewerker individuele afspraken maken en per medewerker uitrekenen wat de vaste vergoeding is.

2.    Flexibele reiskostenvergoeding

• Je geeft je medewerkers de flexibiliteit om zelf in te plannen wanneer ze op kantoor of thuis werken. Ze kunnen dat bijvoorbeeld af laten hangen van hun werkzaamheden in een bepaalde periode. 
• Je vergoedt de daadwerkelijk gereisde kilometers.
• Je kunt voor thuiswerkdagen een vergoeding uitkeren van maximaal 2 euro onbelast per dag.  

Voordelen  

• Je geeft alleen een vergoeding aan je medewerkers voor de daadwerkelijk gereisde kilometers. 
• Werkt je medewerker toch een dag extra thuis, dan betaal je geen onnodige reiskosten. Voor deze dagen kun je wel een thuiswerkvergoeding uitkeren. 
• Je stimuleert hybride werken. Voor werkgevers met 100+ medewerkers is dit zeer gunstig in de aankomende wetgeving rondom CO2-uitstoot. 

Nadelen

• Je moet een administratie bijhouden. Dit betekent dat je per medewerker moet registreren op welke werkdagen die reist, met welk vervoermiddel en hoeveel gereisde kilometers die heeft afgelegd. Ook houd je de thuiswerkdagen bij. Deze administratie moet ook voor medewerkers inzichtelijk zijn.     

3. Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken maken vaak extra kosten. Bijvoorbeeld voor water, elektriciteit, verwarming of koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kun je die extra uitgaven compenseren.

Sinds 1 januari 2022 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal €2 per dag. Het bedrag mag hoger zijn, maar is dan niet meer onbelast. Ook mag je deze uitkeren als ze een deel van de dag thuiswerken. Hierbij moet je een keuze maken: óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding. Je mag met je werknemer afspraken maken over een vaste vergoeding op basis van de verwachte thuiswerkdagen per week. Dan hoef je niet per werkdag bij te houden of je werknemer thuis werkt of op kantoor.

Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. In je cao kunnen hierover wel regels vastgelegd zijn. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken. 

Registreer eenvoudig het woon-werkverkeer van je medewerkers met ANWB Mobiliteitskaart

De ANWB Mobiliteitskaart biedt een werkgeversmodule waarmee het woon-werkverkeer van je medewerkers wordt geregistreerd. Als medewerkers de kaart gebruiken, registreert de module alle reisbewegingen. Zo ontstaat er een duidelijk beeld over de reiskosten en ook kunnen de thuiswerkdagen eenvoudig worden aangegeven. Als werkgever voldoe je hiermee aan alle regelgeving. Lees hier meer over de werkgeversmodule. 

Alles nog eens gemakkelijk nalezen of delen met werknemers?
We hebben alles voor je onder elkaar gezet in een handige pdf.