Meer vrijheid met een flexibel mobiliteitsbeleid

1 februari 2022 Per dag bepalen hoe je wilt reizen

Een kilometervergoeding óf de mogelijkheid om met het ov te reizen. Dit waren jarenlang de twee standaardopties waar werknemers uit konden kiezen. De laatste jaren is er een aantal extra mogelijkheden om te reizen op de markt gekomen. Denk aan deelconcepten zoals (elektrische) fietsen, scooters auto’s en mobiliteitskaarten. Steeds meer mkb-bedrijven houden zich daarom bezig met een flexibel mobiliteitsbeleid.

Beste manier van reizen per dag bepalen

Een flexibel mobiliteitsbeleid zorgt ervoor dat medewerkers de ruimte krijgen om per dag te bepalen wat de beste manier van reizen is. Zo is een (lease)auto voor sommige werknemers ideaal, maar voor anderen niet nodig. Bedrijven in de grote steden hebben bijvoorbeeld niet altijd genoeg parkeerplekken om alle medewerkers met de auto naar kantoor te laten komen.

Een eigen mobiliteitsbudget

Steeds meer werkgevers bieden hun medewerkers een mobiliteitsbudget aan. Met het mobiliteitsbudget krijgen werknemers een maandelijks bedrag om zakelijke reizen mee te betalen. Hiermee kunnen ze elke dag opnieuw bepalen welk vervoersmiddel ze gebruiken. Met de auto of liever met de fiets, elke dag met het ov of alleen als het regent. Iedere werknemer is zelf verantwoordelijk voor de kosten. Het geld dat niet voor vervoer wordt gebruikt, mag de werknemer houden. Mocht er een tekort blijken, dan dient hij of zij dit zelf bij te dragen.

Werkgevers kunnen wel beperkingen aan het budget stellen, bijvoorbeeld het wel of niet toestaan van leaseauto’s of 1e klas reizen in de trein.

Het mobiliteitsbudget is een brutobedrag, waarover de werknemer nog belasting moet betalen. Voordat de werknemer deze belasting moet betalen, mag hij nog alle kosten voor zakelijke mobiliteit van dit bedrag aftrekken. Deze zakelijke mobiliteitskosten worden dus netto vergoed. Als er een deel van het budget overblijft, kan de werknemer het bedrag zelf houden. Dit kan een stimulans zijn om vervoer te kiezen waarmee je minder kosten maakt, zoals de fiets.*

Flexibel reizen met een mobiliteitskaart

Een product dat aansluit op deze flexibele mobiliteit is de mobiliteitskaart. Hiermee kunnen werknemers gebruikmaken van verschillende vormen van vervoer en per dag zelf bepalen hoe ze naar hun werk of zakelijke afspraken reizen.

Ook ANWB Zakelijk heeft een mobiliteitskaart. Deze is sinds kort verkrijgbaar in een vernieuwde versie in samenwerking met de nieuwe partner Shuttel. Met de kaart kan er gebruikgemaakt worden van diverse soorten deelvervoer - zoals de OV-fiets, Greenwheels, Check, het OV en kan er EV-laden, parkeren en tanken (ook in de EU) mee betaald worden.

Bij de vernieuwde kaart kunnen werknemers kiezen uit drie pakketten: Auto, OV of Compleet. Werkgevers ontvangen maandelijks één factuur met alle gemaakte reiskosten. Dit complete overzicht is ook voor de ZZP’er bijvoorbeeld handig om de btw voor deze zakelijke reizen makkelijk terug te krijgen en om zakelijke reiskosten door te belasten aan de opdrachtgever.

Daarnaast is voor werkgevers een aparte module beschikbaar, waarbij makkelijk het woon-/werk verkeer van werknemers geregistreerd kunnen worden. Bij de vernieuwde versie van de mobiliteitskaart is het mogelijk om zonder een Wegenwacht product de kaart af te nemen.

Reizen in tijden van corona

Door corona zijn we anders gaan reizen. Zo zag Greenwheels een toename in het aantal aanvragen naar deelauto’s, omdat mensen het ov zijn gaan vermijden. Deze beweging laat zien dat de behoefte aan individueel maatwerk en flexibiliteit toeneemt. Het mobiliteitsbudget en de kaart zijn middelen om in deze behoefte te voorzien.

Een ander voordeel van een flexibel mobiliteitsbeleid en budget is dat eventuele abonnementen en vergoedingen tijdelijk stopgezet kunnen worden (verschilt per aanbieder). Zoals nu, tijdens corona, omdat thuiswerken sindsdien meer de standaard is geworden. Medewerkers krijgen geen reiskostenvergoeding voor de tijd dat ze thuiswerken, maar kunnen de kosten wel declareren van de keren dat ze toch naar kantoor komen. Daarnaast bestaat er sinds 1 januari 2022 een nieuwe regeling voor bedrijven voor het vergoeden van de reiskosten. Werkgevers kunnen geen vaste reiskostenvergoeding meer uitkeren, zoals voorheen, maar mogen alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten onbelast vergoeden.

Meer vrijheid door extra opties

Met een mobiliteitskaart krijgen werknemers verschillende opties en kunnen ze zelf bepalen hoe ze willen reizen. Dat betekent niet dat alle werknemers hier gebruik van zullen maken. Voor sommigen blijft een auto of het ov de beste optie. Anderen maken wel gebruik van opties die deelconcepten bieden. Een mobiliteitskaart faciliteert deze vormen van vervoer en werknemers kunnen die gebruiken naar eigen behoefte.

* Bronnen:

• Accountancyvanmorgen.nl
• Mobiliteitsbaas.nl
• Wagenplan.nl